5 dicas valiosas para otimizar a produção e melhorar a qualidade dos seus materiais para EaD

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Se você é profissional de uma IES que oferece cursos de EaD, provavelmente sabe o quanto é desafiador o processo de produção de materiais. É preciso estar atento a uma série de detalhes: ementas, equipes, prazos de produção, compra de mídias, integração da equipe multidisciplinar e tantos outros. E todos esses aspectos influenciam diretamente na qualidade final do material.

Outro ponto que contribui muito para a produção de materiais cada vez melhores por parte das Instituições é a otimização e o reaproveitamento de objetos de aprendizagem.

Você sabe por que isso acontece?

Imagine o seguinte cenário: no primeiro semestre do ano que vem, a sua IES passará a oferecer um novo curso de Gestão Pública, para o qual serão necessários novos materiais. Agora, considere que a sua IES já ofereça cursos de Contabilidade, Gestão de Pessoas e Administração. Observe que são áreas afins do novo curso e, muito provavelmente, vocês já pensaram em uma otimização de matrizes para que alguns dos materiais existentes possam ser reaproveitados, com as devidas adaptações e incrementos.

Em vez de começar do zero um novo processo de produção, o reaproveitamento possibilita redirecionar tempo e recursos para potencializar os novos materiais. A equipe de criação pode, por exemplo, dedicar-se a pensar em metodologias ativas e inovadoras para trabalhar com os materiais existentes.

Por que, então, muitas IES ainda têm dificuldade na hora de reaproveitar materiais já produzidos? Porque, para ser realizado do jeito correto, esse processo envolve uma série de aspectos para serem considerados e justamente neste momento que as IES encontram dificuldades.

A seguir, destacamos os principais aspectos que você precisa considerar para fazer a gestão do reaproveitamento de materiais sem perder a qualidade e a exclusividade. Confira nossas dicas e saiba como aplicá-las na sua IES.

Dica 1: Invista no gerenciamento das mídias

A cada novo projeto, uma série de mídias é adquirida e/ou desenvolvida. Muitas vezes, é possível reutilizá-las em projetos seguintes, diminuindo os custos de produção e otimizando o processo. Para isso, é preciso garantir que a equipe realize o correto gerenciamento dessas mídias, que pode ser feito adotando algumas medidas eficazes, como as descritas a seguir.

  • Unifique o local de armazenamento das mídias, definindo permissões de acesso conforme cada projeto.
    Padronize nomenclaturas: oriente a equipe quanto ao correto cadastramento/salvamento das mídias por tipo - imagens, ilustrações, vídeos, podcasts, animações.
  • Categorize: relacione palavras-chave (tags) que contribuam para facilitar a busca futura. É possível identificar se a mídia é própria ou comprada, a temática a que se refere, além de cursos/disciplinas/temas/trilhasaos quais se aplica.
  • Mantenha um histórico atualizado: registre quando e se a mídia foi utilizada e/ou atualizada, se há versões anteriores.

 

Dica 2: Faça a gestão da temporalidade do material

Nem todo material pode ser reaproveitado, já que alguns temas tendem a se tornar obsoletos com maior facilidade. Os relacionados à tecnologia ou direito são um bom exemplo. Por isso, assegure-se de manter um histórico de todo e qualquer material produzido quanto a:

  • versionamento, (podemos substituir por: suas várias versões)
  • data de criação do material;
  • indicação de atualização (conforme recomendação do especialista que o escreveu).

Gerenciar a temporalidade é fundamental para qualquer IES que busque apresentar aos seus alunos materiais sempre recentes. Outro resultado é a otimização do processo de produção, uma vez que os materiais são encaminhados para atualizações, de conteúdo ou tecnológica, e ao tempo certo. Tudo isso, para antecipar as necessidades da instituição.

Dica 3: Categorize os materiais produzidos

São muitos os benefícios de categorizar os materiais produzidos. Ao fazer isso, todo o processo é otimizado, afinal, gasta-se menos tempo localizando um material a ser customizado.

A categorização pode ser feita a partir de palavras-chave e por área do conhecimento, por exemplo. Mas lembre-se: quantidade nem sempre significa qualidade. Entre estes dois critérios, prefira o segundo, ou seja a qualidade.

Outro ponto positivo da categorização é que ela permite a criação de repositórios que, no momento certo, possibilitam uma busca inteligente, baseando-se na ementa e nas necessidades do novo material, demonstrando o nível de aderência encontrado.

Dica 4: Gerencie a produção atual

Um processo de produção de materiais passa por diversas etapas. Algumas se sobrepõem às outras ou mantêm uma relação de interdependência. Por isso, o ideal é que a equipe de desenvolvimento possa manter um processo de categorização de conteúdos e mídias durante a produção.

Uma questão importante é: por que categorizar durante e não apenas depois do material estar pronto?

Porque isso permite otimizar a busca por materiais e, por consequência, toda a produção. Além disso, contribui para que o projeto apareça em resultados de buscas, mesmo que ele ainda esteja em andamento e com etapas já finalizadas, podendo servir para compor um novo curso ou outra necessidade.

Porém, vale um alerta: o ideal é que a ferramenta ou metodologia adotada pela IES, para fazer a gestão dos conteúdos, converse com a ferramenta/metodologia de produção, fazendo a atualização automática após a finalização de cada etapa.

Dica 5: Não se esqueça da gestão de talentos

A gestão de talentos na produção de materiais para EaD é tão importante que já dedicamos um artigo exclusivo ao tema (Saiba mais). São profissionais que trabalham diariamente com um volume muito grande de conteúdos e informações. Por isso, contar com um ambiente de interação e troca de arquivos capaz de integrar toda a equipe de produção é fundamental. Além disso, assim como manter um histórico atualizado de materiais contribui para otimizar o processo de produção, o mesmo vale para a equipe. Por isso, mantenha sempre atualizado um histórico dos profissionais, destacando, entre outros, pontos como:

  • desempenho em projetos anteriores: pontualidade e produtividade, por exemplo;
  • disponibilidade;
  • atualização profissional: novos cursos e certificações.

Saber de antemão quais são os melhores profissionais contribui para otimizar o processo de seleção, além de minimizar contratempos com substituições no decorrer da produção.

DICA BÔNUS: Conte com uma solução que automatiza a gestão de produção

Se a sua instituição já segue algumas destas dicas, parabéns. Mas saiba que é possível melhorar ainda mais o processo de produção de materiais na sua EaD.
Hoje, já estão disponíveis no mercado soluções como a Deduca, que integra a gestão de todas as etapas de produção: conteúdos, pessoas e processos.
A Deduca também conta com sistemas de busca e indexação inteligentes, baseados em uma inteligência artificial que aprende com as suas preferências e diretrizes, tornando todo o processo mais personalizado e com o DNA da sua IES.

Em resumo, se você quer otimizar a produção e melhorar a qualidade dos seus materiais para EaD, a nossa dica é uma só: conte com a Deduca e tenha todas as soluções integradas!


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Sobre o Autor

Larissa Kleis

Diretora da Delinea Tecnologia Educacional, especialista em Gestão da Educação Corporativa, tendo atuado como designer educacional e gráfica e como Web tutora de Cursos a distância do curso de Sistemas de Informação da UNIVALI. Como diretora de Produção na Delinea Tecnologia Educacional gerenciou o desenvolvimento de conteúdos didáticos para Educação a distância em parceria com diversas Instituições de Ensino em âmbito nacional como SENAI/SP, ESAB, DEVRY, PUC, entre outros. Ativa participação em pesquisas ligadas à inovação na educação com ênfase na personalização da aprendizagem utilizando as tecnologias educacionais.